Les charges locatives (ou charges récupérables) sont des dépenses payées initialement par le propriétaire. Le propriétaire se fait rembourser par le locataire.

Employé d'immeuble (non logé sur place) ou gardien/concierge (habitant sur place)

Ascenseurs et monte-charge

Certaines dépenses concernant l'ascenseur peuvent être répercutées sur le locataire. Notamment :

• Électricité
• Exploitation de l'appareil (visite périodique, nettoyage, examen semestriel des câbles, tenue d'un dossier par l'entreprise d'entretien mentionnant les visites techniques, incidents)
• Fourniture de produits ou petits matériel d'entretien (chiffons, graisses et huiles nécessaires, lampes d'éclairage de la cabine)
• Menues réparations de la cabine (changement boutons d'envoi, paumelles de portes), des paliers (ferme portes mécaniques, électriques ou pneumatiques) et des fusibles

Eau froide, eau chaude et chauffage collectif

Certaines dépenses concernant l'eau et le chauffage sont récupérables sur le locataire, notamment :

• Eau froide et chaude de l'ensemble des occupants
• Eau nécessaire à l'entretien courant des parties communes, y compris la station d'épuration
• Eau nécessaire à l'entretien courant des espaces extérieurs
• Produits nécessaires à l'exploitation, à l'entretien et au traitement de l'eau
• Fourniture d'énergie quelle que soit sa nature
• Exploitation des compteurs généraux et individuels et à l'entretien des épurateurs de fumée
• Réparation des fuites sur joints

Installations individuelles

Concernant les installations individuelles, les dépenses restant à la charge du locataire concernent notamment les éléments suivants :

• Chauffage et production d'eau chaude
• Distribution d'eau dans les parties privatives (contrôle des raccordements, réglage de débit et températures, dépannage, remplacement des joints cloches des chasses d'eau)

Parties communes intérieures

Les dépenses restant à la charge du locataire dans les parties communes de l'immeuble concernent notamment celles concernant les éléments suivants :

• Électricité
• Fourniture de produits d'entretien (balais et sacs nécessaires à l'élimination des déchets) et de produits de désinsectisation et désinfection
• Entretien de la minuterie, des tapis, des vide-ordures
• Réparation des appareils d'entretien de propreté tels que l'aspirateur
• Frais de personnel d'entretien

Espaces extérieurs

Pour les espaces extérieurs, certaines dépenses sont à la charge du locataire, notamment les dépenses d'exploitation et d'entretien des éléments suivants :

• Voies de circulation
• Aires de stationnement
• Abords des espaces verts
• Équipements de jeux pour enfants

Taxes et redevances

Les dépenses restant à la charge du locataire sont notamment les suivantes :

• Taxe ou redevance d'enlèvement des ordures ménagères
• Taxe de balayage
• Redevance assainissement

Le paiement des charges se fait par provisions (avances régulières de même montant), avec une régularisation annuelle.

Le montant des charges locatives récupérées par le propriétaire doit être justifié.

Provisions et justificatifs

Les provisions pour charges mensuelles sont fixées en se fondant sur le budget prévisionnel et les résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation de charges.

Régularisation annuelle et justificatifs

Les charges doivent être régularisées au moins 1 fois par an en comparant :

• Le total des provisions déjà demandées par le propriétaire au locataire
• Et les dépenses effectives engagées par le propriétaire pendant l'année

Si les provisions sont supérieures aux dépenses réelles, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit reverser le trop-perçu au locataire. Dans le cas contraire, le propriétaire (ou l'agence immobilière) demande un complément.

Un mois avant la régularisation annuelle, le propriétaire doit communiquer au locataire les informations suivantes :

• Le décompte des charges locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur...)
• Le mode de répartition des charges entre les logements. Et, si nécessaire, une note d'information sur le mode de calcul des charges de chauffage et de production d'eau chaude collective.

Sur demande du locataire, le propriétaire doit lui transmettre le récapitulatif des charges du logement, par mail ou par courrier.

Durant les 6 mois suivant l'envoi du décompte, le propriétaire doit tenir à la disposition du locataire l'ensemble des pièces justificatives.

Régularisation tardive

Si la régularisation n'a pas été effectuée avant le 31 décembre de l'année qui suit l'année où elles sont exigibles, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur 12 mois.

Le propriétaire peut réclamer pendant 3 ans le paiement des charges ou des loyers, y compris après le départ définitif du locataire du logement. Par exemple, des charges datant de juillet 2022 peuvent être réclamées par le propriétaire jusqu'en juillet 2025.

La régularisation tardive des charges est possible quelles qu'en soient la cause :

• Oubli
• Ignorance
• Négligence

Mais le juge des contentieux de la protection peut refuser un rappel de charges tardif s'il considère qu'il est déloyal, brutal et consécutif d'une faute du propriétaire dans l'exécution du bail (par exemple, lorsque le locataire a demandé la régularisation des charges et que le propriétaire ne lui a pas répondu).

Lorsque la régularisation des charges n'a pas été faite avant la fin de l'année civile suivant l'année de leur exigibilité, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur 12 mois.

Pour cela, il doit envoyer une lettre au propriétaire par courrier recommandé avec accusé de réception. Il peut utiliser le modèle de lettre suivant :

Le propriétaire peut réclamer pendant 3 ans tout impayé de charges ou de loyers qui lui est dû.

Ce délai s'applique aussi au locataire qui a payé trop de charges et souhaite se faire rembourser le trop versé.

Par exemple, une dette de loyer (ou de charges) datant de juillet 2021 peut être réclamée jusqu'en juillet 2024.